Gratulujeme! Získala jste práci, pracovala tvrdě na vytvoření skvělých stránek a klient je nadšen. Nyní by to nebylo hezké dostat zaplaceno?
Zatímco fakturace se nemusí zdát nejvíce úchvatným tématem, je bezpochyby jednou z nejdůležitějších oblastí pro každou firmu. Vaše faktura odráží vaši značku, posiluje Vaši profesionalitu, je dalším bodem prodeje, který vyhraje víc práce a nejdůležitější je, že dostanete zaplaceno. Udělej to špatně a dlouho nebudeš v práci.
Mnoho nezávislých a malých podnikatelů se potýká s vytvářením faktur, zejména těch, kteří dělají vše pro své podnikání sami.
V následujícím příspěvku se pokouším objasnit tento proces, stejně jako některé termíny a postupy, které s ním souvisejí, a zároveň se vyhýbat jakémukoli účetnímu žargonu. Kromě toho vám dám 10 krásných šablon na fakturu, které můžete okamžitě přizpůsobit a použít, a ukážeme vám některé skvělé nástroje, které vám zjednoduší váš život a pomohou vám vyúčtovat jako pro.
Faktorem nebo fakturou je obchodní doklad vystavený prodávajícím, který obdržel kupující a který obsahuje podrobnosti, jako jsou ceny a množství zboží, platební metody a maximální lhůta, během které by měl kupující provést platbu.
Prodávající je prodejcem nebo poskytovatelem služeb, zatímco kupujícím je zákazník nebo klient.
Tento dokument je pro obě strany důležitý, protože prodávající potřebuje uchovat kopii jako záznam o svém prodeji a klient si musí uchovat kopii jako záznam o svém nákupu.
Odesláním faktury je uvedeno, že "vám někdo dluží peníze" a přijetím faktury je uvedeno, že "jim dlužíte peníze".
Vzhled a jazyk vašich faktur by měl být v souladu se zbytkem značky a zprávou, kterou chcete doručit. Měla by odpovídat vašemu designu vizitky, hlavičce dopisu, tagline, dokonce i barvám vašeho webu.
Přestože struktura faktury závisí na průmyslu, existují některé obecné prvky a pravidla, která by měla být dodržována.
Chcete-li si to pamatovat jednodušeji, fakturu můžete rozdělit na 6 různých částí:
Obsahuje podrobnosti o vaší společnosti (nebo celé jméno, pokud jste volná osoba), logo společnosti, kontaktní údaje, informace o platbě atd.
Pokud má vaše společnost konkrétní právní postavení, například pokud je v USA korporace nebo ve Spojeném království je omezená, měli byste zahrnout informace specifické pro vaši jurisdikci; obvykle se jedná o oficiální adresu a registrační číslo, ale pravidla se liší, takže se obraťte na místní daňový úřad.
V Evropě, pokud jste registrováni na základě DPH, musíte také uvést vaše číslo DPH.
Zde můžete zadat možnosti faktur, jako je datum vystavení - datum faktury, čisté termíny, datum splatnosti, měna a číslo PO.
V podnikání se používá termín čistá 30, která označuje platbu do 30 dnů, nebo je poměrně obvyklé vidět 10/15, netto 30, což je jiný způsob, jak sdělit 10% slevu, pokud je zaplaceno za 15 dní, a čistý splatný do 30 dnů.
Lidé, kteří jsou méně informováni o obchodní terminologii, možná nevědí, co to znamená, takže v závislosti na tom, kdo je vaším kupujícím, může být lepší použít prostou angličtinu: "Vezměte prosím na vědomí, že platba je splatná před nebo před 07.9.2013 ".
Mějte také na paměti, že se formáty dat liší mezinárodně - splatnost splatná 07/09/2013 může znamenat platbu v červenci nebo září v závislosti na umístění klienta - aby se zabránilo jakýmkoli nejednoznačnostem, zvažte formálnější výraz, jako je 9. července 2013.
Jiný termín, který může také způsobit zmatek, je "Po přijetí". Čerstvé knihy vytvořily zajímavá studie že mnoho lidí to interpretuje jako "kdykoli se cítíte jako".
Je to jako kdyby obdrželi fakturu se slovy "splatná při přijetí" a okamžitě ji odložili do hromady "kdykoli". Místo toho se zdá, že použití konkrétních výrazů, jako je například "21 dní", se zaměřuje na myšlenku klienta v určitém časovém rámci a skutečně vás bude platit rychleji než požadovat okamžitou platbu. - Zach Mathew
Tato část obsahuje jméno a adresu zákazníka, který fakturujete. Pokud se obracíte na společnost s více kancelářemi, musíte zadat správnou osobu nebo oddělení. Nemusí to být osoba, kterou jste během projektu komunikovali, takže abyste se dostali rychleji, nezapomeňte se ptát, kdo se s vámi bude zabývat.
Slovo Faktura obvykle označuje název, ale v závislosti na typu může být také Bill, daňová faktura, Pro-Forma, Rychlá faktura atd. Pokud máte pochybnosti, držte se faktury.
Číslo faktury je jedinečné referenční číslo a používá se v případě korespondence. Pravidlem je nikdy nepoužít stejné číslo pro více dokumentů.
V některých jurisdikcích je povinné, aby vaše čísla faktur vycházela chronologicky. Ale nemusejí být po sobě jdoucí. Pokud nechcete, aby si váš klient uvědomil, kolik práce překračuje váš stolec, zvážit zvýšení čísla faktury náhodným číslem při každém zapsání nové faktury: první faktura bude 00007, další bude "00012", pak '00014' a tak dále.
Můžete také pracovat kódy do vašeho čísla faktury, chcete-li jog paměť přijít daň čas. Například 2013-06-WDD-002 lze přeložit jako "Druhá faktura pro webdesigner Depot v červnu 2013". To záleží na vás; buďte kreativní a najděte schéma číslování, které vám nejlépe vyhovuje.
Podrobný seznam by měl jasně popsat, za jakou platbu účtujete - název / popis produktu nebo služby, množství, jednotkovou cenu, slevu (obvykle uváděné v procentech), daň a celkovou částku.
Popis by měl odpovídat podmínkám, které jste s vaším klientem souhlasili, abyste byli co nejpřesnější. Vždy zkontrolujte, zda nedošlo k překlepům, gramatickým nebo výpočetním chybám, protože vytvářejí špatný dojem a mohou poškodit vaši pověst. Ve skutečnosti trojnásobně zkontrolujte fakturu dříve, než ji odešlete.
Další věc, kterou byste měli zvážit, jsou údaje o množství a jednotkové ceny a zkontrolujte, jaké jsou pravidla. Například pro firmy ve Velké Británii, pokud je vaše společnost registrována na základě DPH, pravidla HMRC týkající se faktur DPH udávají, že musíte zahrnout cenu na jednotku na fakturu.
Pokud účtujete za hodinu, můžete zadat množství hodin, které jste vynaložili, stejně jako hodinovou sazbu.
Dílčí součty a součty s rozpisem daní by měly být vypočteny pod tabulkou.
Ujistěte se, že vše je jasné jako den, protože pokud klient nemůže zjistit celkovou částku, od níž jsou žádáni k zaplacení, je velmi pravděpodobné, že vaše faktura skončí v balíčku "vyřešit později".
Jedná se o schránku vlastní zprávy nebo poznámku, která podrobněji popisuje termíny faktury. Pokud například přijmete více než jeden způsob platby, můžete určit, který z nich chcete. Je to šek, bankovní převod nebo PayPal?
Dále je to dokonalé místo, kde můžete unést ocenění. Nezapomínejte, že jste zdvořilé záležitosti a skutečně vám mohu rychleji platit. Některé studie tvrdí, že jednoduchá "díky" může zvýšit procento faktur, které jsou hrazeny rychle o více než 5%. Analogicky by to mohlo být přeloženo na spoustu peněz ročně.
Přestože pozdější poplatek není můj preferovaný způsob, jak požádat o platbu včas, nezapomeňte, že zde můžete také určit. Například: "Následné úroky 5% za měsíc".
Vaše faktura je skrytý marketingový nástroj. Představte si, jak skvělé by bylo, kdybyste dokázali vyzdvihnout váš dokument mezi stovky dalších. Osobně se zajímám o práci s klienty, kteří mi posílají tvůrčí faktury. Dobře navržená faktura vám může dělat radost.
Abychom vás začali, nastavili jsme 10 šablon pro stažení zdarma, nezapomeňte vložit vlastní značku a personalizujte znění efektivní faktury.
Jak fakturovat klienty? Jaké tipy byste mohli sdílet za to, abyste byli zaplatili včas? Dejte nám vědět v komentářích.
Faktury, které laskavě navrhl Dimitar Stojanov.
Doporučený snímek / náhled, obrázek faktury přes Shutterstock.