Ultimate Guide for Design Meetings
Základní myšlenka schůzky je jednoduchá: když se dva nebo více lidí shromáždí a diskutují o jednom nebo více tématech. Může být ve formálním nebo neformálním prostředí. Může to být mezi lidmi v organizaci nebo mezi lidmi ve více organizacích.
Koncept setkání je starodávný. Na své nejzákladnější úrovni se konají schůzky, které spojují lidi a mluví o věcech. Mohou existovat dobré důvody k setkáním a špatným důvodům k setkáním, o nichž budeme diskutovat.
Existují také různé schůzky, z nichž některé jsou přirozeně více produktivní než jiné.
Kdy je mají mít
Existuje několik skvělých důvodů k setkání. Existuje spousta času, kdy je schůzka nejlepším způsobem, jak něco udělat.
Prodejní a klientské schůzky jsou zřejmým časem, kdy jsou schůzky nezbytné. Kromě toho existují i jiné dobré důvody pro setkání:
- Brainstorming sezení : Často je to mnohem jednodušší udělat tváří v tvář, i když to znamená prakticky.
- Vytváření podpory pro rozhodnutí : Zatímco schůzky k rozhodování jsou často časově propadáním, schůzky na vybudování podpory poté, co bylo přijato rozhodnutí, jsou někdy dobrým nápadem.
- K pokrytí něčeho důležitého : Někdy je malé setkání dobrým způsobem, jak pokrýt něco důležitého s klíčovými lidmi. To může být obzvláště pravdivé, pokud důležité zprávy nejsou zvláště pozitivní. Osobní interakce je často mnohem lepší způsob, jak zlomit špatné zprávy než něco neosobního jako je e-mail.
Kdy je přeskočit
Setkání jsou často neuvěřitelně neefektivní způsoby komunikace se zaměstnanci, členy týmu a dokonce i s klienty. Mohou přerušit pracovní den způsoby, které jsou velmi škodlivé pro produktivitu. Mohou trvat podstatně déle, než bylo plánováno. A mnohokrát nevedou k žádnému produktivnímu závěru.
Pokud není důvod mít schůzku místo jiných forem komunikace, je lepší prozkoumat další možnosti, jak dosáhnout výsledku, který jste doufali, že získáte z setkání.
Zde je několik málo špatných důvodů pro setkání:
- Stavové schůzky : Jedná se často jen o informování lidí o tom, co se s něčím děje, ale ve většině případů je e-mail nebo podobná komunikace účinnější a ztrácí mnohem méně času.
- Aktualizace schůzek : Podobně jako schůzky o stavu, schůzky pro aktualizaci se používají, když je třeba, aby různí členové týmu aktualizovali, kde se nacházejí v projektu. A opět, e-maily nebo jiné textové zprávy by byly efektivnější.
- Chcete-li nechat každého slyšet : tyto typy setkání často ztrácejí neuvěřitelné množství času, i když se to daří dobře. Místo toho požádejte všechny, aby předložili své nápady nebo obavy a pak najděte způsoby, jak je řešit (což by mohlo zahrnovat setkání).
Samozřejmě nyní existují chvíle, kdy setkání mají více společného se sociálními očekáváními, než s tím, jak se skutečně dostává práce. To platí zejména pro setkání s klienty. Někteří klienti se domnívají, že je potřeba, aby "čelil čas" s lidmi, které si najali, a možná se s tím musíš vypořádat nebo riskovat ztrátu klienta. V těchto případech je nejlepší naplánovat nějakou následnou komunikaci, aby bylo objasněno, co se na schůzi diskutovalo.
Kdo by měl být zahrnut
Je důležité, aby každá osoba, která je součástí schůzky, skutečně potřebovala být tam a že každý, kdo tam potřebuje, je skutečně tam.
Pokud se scházíte o konkrétním projektu, měli by být všichni, kdo se na projektu podíleli. Pokud se setkáváte s klienty, ujistěte se, že existují skuteční rozhodovací činitelé, pokud to vůbec je možné. Chcete hovořit přímo s osobou, která skutečně rozhoduje, spíše než s jiným zaměstnancem, na který se musíte spolehnout, abyste přesně přeložili to, co jste řekli.
Typy setkání
Existuje mnoho různých druhů setkání. Některé jsou velmi užitečné, zatímco jiné jsou méně.
Interní schůzky
V rámci vaší organizace se konají interní setkání, jinak známé jako schůzky zaměstnanců nebo setkání týmů. Mohou zahrnovat všechny vaše zaměstnance (zřídka dobrý nápad) nebo jen konkrétní členové klíčových týmů.
Interní schůzky mohou probíhat z nejrůznějších důvodů, ale nejčastěji se konají, když sdílení informací a diskuse musí probíhat v rámci skupiny.
Existuje několik dobrých důvodů k uspořádání interních schůzí:
- Brainstormingové zasedání
- Setkání cílů
- Budování týmu (často se konají mimo kancelář, i když ne nutně)
- Velké obrazové schůzky (většinou probíhají pouze jednou za rok)
Interní schůzky mají tendenci být nejvíce náchylné na ztrátu času. Často jsou lepší způsoby, jak komunikovat a efektivně pracovat společně než mít formální schůzky, takže se dejte pozor, abyste je používali jako rozptýlení.
Vzdálené a virtuální schůzky
Virtuální schůzky jsou stále častější, neboť více týmů a firem zaměstnává vzdálené pracovníky. Některé společnosti fungují bez virtuální kanceláře, což znamená, že mají téměř výhradně schůzky na dálku.
Ty se obvykle provádějí prostřednictvím nástrojů, jako je Skype nebo jiné webové konference. K dispozici je také řada dalších nástrojů pro vzdálenou konferenci a spolupráci, a to v závislosti na tom, co je třeba splnit. A samozřejmě je vždy známkou vzdálené schůzky: konferenční hovor.
Obchodní schůzky
Prodejní schůzky probíhají s potenciálními klienty a jsou často spíše "situací, která vás seznámí". Cílem je seznámit se s klientem a přesvědčit je, že jste ten správný tým pro práci (nebo alespoň ne špatný tým).
Obchodní schůzky se mohou konat ve vaší kanceláři, v kanceláři klienta nebo ve třetím místě, jako je restaurace nebo kavárna.
K obchodním schůzkám je několik klíčů, zejména pokud se scházíte někde veřejně.
- Pokud hostujete schůzku ve své kanceláři, poskytněte alespoň některé lehké občerstvení, jako je káva.
- Pokud jedete do kanceláře klienta, buďte si vědomi oblečeného kódu svého místa podnikání. Zatímco nemusíš nutně odpovídat tomu úplně, nechceš se objevovat v třídílném obleku, když všichni jsou v džínách a tričkách nebo naopak.
- Vezměte si pokyny od potenciálního klienta, pokud jde o jídlo a pití, pokud se budete scházet v restauraci. Pokud si nestačí alkohol, neměli byste ani jeden. Dokonce i když jste zákazník pít těžce, neměl byste být. Zůstaňte profesionální!
- Očekávejte, že si vyzdvihnete kartu, pokud se dostanete do restaurace, kavárny apod.
- Je to dobrý nápad přemýšlet o obchodní schůzce trochu jako první datum: chcete najít společný základ a současně dát velký (a přesný) první dojem.
Obchodní schůzky jsou často považovány za nutné zlo. Někteří lidé se daří v těchto nastaveních a mohou uzavřít dohodu s klientem bez problémů. Jiní je nenávidí a pokud je to možné, vyhnout se jim. Bohužel, někteří klienti budou trvat na tomto setkání dříve, než budou ochotni s vámi spolupracovat.
Schůzky se stávajícími klienty
Někdy klient, s nímž již pracujete, bude chtít schůzku. Často se to dělá pro získání aktualizací na projekt, nebo pokud se rozsah projektu musí změnit.
Někdy se setkáte někde neutrálně, ale tyto setkání se často konají v kanceláři klienta. Opět, jako obchodní schůzka, budete chtít poskytnout nějaké základní občerstvení, pokud se setkáte ve vaší kanceláři.
Zahajovací schůzka je velmi častým typem plánovacího setkání, které budete potřebovat pro každého nového klienta. Toto je situace, kdy se klient a většina nebo celý tým projektu setkávají na začátku projektu, aby se seznámili a diskutovali o roli každého člena týmu. V některých případech se to nebude konat s klientem a bude místo toho interní schůzka.
Výroční zasedání
Každoroční schůzky jsou trochu odlišné a často se podobají konferencím, než tomu, o čem se můžeme domnívat jako schůzky. Každoroční setkání spojuje každého v organizaci a někdy zahrnuje řečníky, workshopy, kurzy a podobně.
Ty jsou nejčastější ve velkých společnostech s mnoha kancelářemi, ačkoli jsou také spíše běžné u společností, které mají rozloženou pracovní sílu. Je to dobrý způsob, jak pro zaměstnance, kteří se zřídka osobně setkají, připojit se a může posílit vnitřní kulturu společnosti.
Přežívající setkání klientů
Klientské schůzky na vás kladou větší tlak než průměrná interní schůzka. Musíte udělat profesionální dojem, ať už je to první setkání nebo patnáctá. Existuje poměrně málo věcí, které můžete udělat, abyste zajistili efektivitu vašich klientských schůzek.
Potřebujete program
Každé setkání, které máte s klienty, by mělo mít program, i když je to jen ve vaší hlavě. Zasedání se konají z nějakého důvodu a existují určité věci, které je třeba řešit. Zeptejte se svého klienta, jaký je účel schůze (pokud jste o to požádali), abyste měli jasnou představu o tom, co je třeba splnit.
Nastavte klíčové cíle
To se váže přímo do agendy, i když to nemusí být nutně totéž. Cílem pro schůzku může být vyjasnění určitých aspektů projektu nebo přimět klienta, aby se přihlásil k myšlence, kterou máte. V obou případech, kdybyste věděli, jaké jsou vaše cíle na schůzi, a vědět, jaké jsou cíle klienta, zajistíte hladší schůzku.
Ptejte se na dobré otázky
Ve většině klientských schůzkách chcete shromažďovat informace od klienta, i když jsou tyto informace zpětnou vazbou k vašim nápadům nebo návrhům. Tím, že položíte dobré otázky vašim klientům, budete se moci dostat do kořene toho, co chtějí, a co opravdu myslí. V některých případech samotní klienti možná nevědí, co chtějí, a pouze tím, že se zeptáte na ně, budete je moci vést k závěru.
Ujistěte se, že jsou tu správní lidé
Jak již bylo uvedeno, musíte se ujistit, že na vašich schůzkách jsou přítomni hlavní rozhodovací činitelé v jakémkoli projektu. Bez nich nemůže schůzka dosáhnout skutečného závěru nebo řešení a riskujete, že vás zachytit v nekonečném cyklu následných kroků.
Při přípravě schůzky s klientem je vhodné se zeptat a dokonce konkrétně požadovat, aby byli přítomni někteří hlavní rozhodovací činitelé (pokud víte, kdo jsou). Pokud nevíte, kdo jsou, pak je přijatelné se zeptat, s kým se setkáte, jestli jsou další lidé, kteří se podílejí na procesu rozhodování, a uvidíte, jestli se zúčastní.
Být připraven
Připravit je dvakrát. Za prvé, musíte se ujistit, že máte všechny informace, které budete potřebovat správně prezentovat vašemu klientovi. To zahrnuje vizuální pomůcky, je-li to nutné, stejně jako všechny aktuální prototypy nebo mockups, které byste mohli mít.
Pokud se nejedná o schůzku ve vaší kanceláři, ujistěte se, že máte přístup k wi-fi, pokud potřebujete zobrazit online prostředky. Máte zálohovací plán jen pro případ. Nic nevypadá spíš neprofesionálně, než když se podíváte na schůzku a nemůžete jim ukázat, co jste slíbili.
Za druhé, je nevyhnutelné, že vaši klienti budou mít nějaké otázky nebo námitky k tomu, o čem se setkáváte. Je klíčové být připraven na tyto otázky nebo námitky. Někdy může být dobrý nápad praktikovat prezentaci před ostatními, aby zjistili, jaké otázky či námitky mohou mít jako způsob, jak se připravit.
Dělat si poznámky
Během jakéhokoli setkání s klientem byste měli vždy brát poznámky. Nemůžete spoléhat na paměť, abyste si pamatovali důležité detaily nebo diskusní body. Dokonce i obecný přehled toho, o čem se diskutovalo, může být užitečné.
Jedna technika, která může být užitečná, pokud poznámky během skutečné schůzky není vhodná, nebo pokud jste jen schopni zmínit několik věcí, je udělat nějaké poznámky ihned po schůzce. Pokud jste během schůzky přijali několik poznámek a pak trváte pět až deset minut poté, než je vymažete a poznamenejte si další nápady, které k vám přicházejí, bude méně pravděpodobné, že zapomenete na něco důležitého.
Odeslání shrnutí po schůzce
Je důležité, aby všichni na schůzce měli na konci jednu stránku. Z tohoto důvodu může být shrnutí po skončení setkání neuvěřitelně užitečným nástrojem. Udělejte si pár minut, abyste si napsali shrnutí schůzky, zejména včetně závěrů, které byly dosaženy, nebo kroky, které je třeba podniknout.
Přiřaďte následné úkoly
S největší pravděpodobností zanecháte schůzku se seznamem věcí, které je třeba udělat dále. Pokud se s nimi nezajímáte, ujistěte se, že každý úkol je přiřazen členovi týmu k dokončení.
Učinit vnitřní schůzky produktivní
Vezmeme-li v úvahu, že 37 miliard dolarů v mzdových nákladech jsou každoročně zbytečně zbytečné a neproduktivní schůzky pro americké podniky, je důležité, abyste omezili schůzky a udržovali je na cestě.
Existuje řada možných způsobů, jak se interní schůzky dostat mimo dráhu a ztrácet čas. To je důvod, proč se tak mnoho společností zcela vyhnout. Existují však klíče, které vám pomohou udržet potřebné schůzky produktivní.
Zvažte načasování
Když máte setkání, je to velmi důležitá součást toho, jak jsou efektivní. Zatímco setkání samo o sobě může trvat pouze 30 minut, pokud přeruší nejproduktivnější dobu vašich dnů zaměstnanců, není to dobré využití času. Představte si, že schůzky budete mít ráno první věc (kdy mnoho zaměstnanců ztratí čas na získávání kávy a rozhovory se svými spolupracovníky, nebo dělá zákeřné úkoly jako je dobytí emailem) nebo po obědě.
Některé z nejhorších časů pro setkání jsou právě před obědem (všichni mají hlad a chtějí odejít) a na konci dne (lidé jsou více zaměřeni na dokončení své práce, aby mohli jít domů na noc). Středně ranní a střední odpoledne mohou být dobré nebo špatné, v závislosti na pracovních cyklech vašich zaměstnanců.
Definujte účel a program
Každé setkání by mělo mít účel, který by měl být definován před zasedáním. Kromě toho by měl být setkání sdílen s účastníky setkání, aby věděli, co očekávat.
Nic nezpůsobí více stresu ani více ztráty času než tajné setkání, které zaměstnanci neznají. To platí zejména v případě, že společnost prochází jakýmikoli změnami nebo má nějaké problémy finančně nebo jinak (nebo pokud se říká, že má problémy).
Zaměstnanci jsou často zvědaví, jestli je příští schůzka ta, ve které se dozví o masových propouštění, velkých změnách struktury oddělení nebo pracovních povinností nebo horším; samotná společnost uzavírá. To zanechává jejich produktivitu před zasedáním, protože zůstávají znepokojující, co bude mít schůzka.
Program schůze by měl být před zahájením schůzky zaslán. Mělo by jasně uvést, o čem se bude diskutovat, stejně jako o době a délce schůze.
Zůstaňte na téma
Protože máte program, je snadnější zůstat na tématu po celou schůzku. Pokud účastníci přinášejí další témata, poznamenejte si je, abyste se o nich později zabývali, ale nevejděte z agendy.
Může být dokonce užitečné požádat konkrétního účastníka, aby byl zodpovědný za to, že věci zůstanou na správné cestě. Je to důležitá práce, a to je třeba řešit, pokud máte nějakou naději, že vaše schůzky budou produktivní.
Musí se účastnit pouze potřební lidé
Proč ztrácet čas zaměstnanců, kteří nemusí být na schůzce? Měly by být přítomny pouze lidé, kteří se přímo podílejí na tématech setkání. Někdy to znamená rozdělení na více než jedno setkání, takže témata jsou relevantní pro každou skupinu účastníků. Je to mnohem lepší nápad, než vyžadovat zaměstnance, kteří potřebují, aby tam byli jen na malou část schůzky, než by ztratili hodinu svého pracovního dne.
Adekvátně připravte
Jakmile budete mít svůj program v ruce, můžete se na schůzku přiměřeně připravit. Ujistěte se, že máte vše, co potřebujete, a ujistěte se, že před zahájením schůzky jsou sdíleny všechny informace, které vaši účastníci předem potřebují. Poslední věc, kterou byste měli dělat, když se schůzka začíná, je, že se díváte na náhodné poznámky a snažíte se zjistit, odkud začít a co pokrývat.
To je také důvod, proč je důležité sdílet svůj program s účastníky, aby měli také čas na to, aby se mohli dostatečně připravit.
Přibližujte se k hodinám
Každé setkání by mělo mít počáteční a konečný čas. Tyto časy by měly být dodržovány. To znamená zahájit schůzku včas, i když ne všichni jsou. To také znamená ukončení schůzky, i když není vše pokryto. Přísné vynucování této skutečnosti vás činí efektivnějším, protože budete méně pravděpodobné, že vyrazíte, pokud víte, že musíte v určitém časovém období projít určitými věcmi.
Pokud je někdo pozdě, neberte si čas od samotného setkání, abyste si je mohli rekapitulovat. Jediné, co dělá, je potrestat ty, kteří usilují o to, aby byli přesní a plýtvali součástí setkání.
Také je třeba, abyste schůzky měli krátké. Schůzka by neměla běžet déle než hodinu a omezit ji na třicet nebo dokonce patnáct minut je mnohem lepší nápad. Čím je schůzka kratší, tím je jednodušší zůstat na trati a tím méně času, abyste se dostali mimo téma. Také vytváří pocit naléhavosti mezi těmi, kteří se účastní, a uvidíte, že je jednodušší rychleji procházet tématy.
Jedinou výjimkou z pravidla krátkých schůzek je brainstorming. Ale i ty by měly být rozděleny na kratší sezení, aby se zabránilo vyhoření. Brainstorming po dobu jedné hodiny a pak se trochu zlomit předtím, než se k němu vrátíte, může být mnohem produktivnější než snažit se pracovat rovnou po dobu dvou až tří hodin.
Podporujte účast
Schůzky by měly zapojit ty, kteří se účastní, aby měli větší pravděpodobnost, že budou skutečně věnovat pozornost a vymanit se z setkání. Zeptejte se na otázky, požádejte o nápady a požádejte o zpětnou vazbu na konci schůzky. Může se také stát, že po schůzce byste měli požádat o postmortální zprávě od zaměstnanců, abyste mohli příště něco zlepšit.
Poskytnutí zaměstnanců pořadu a dalších důležitých informací před zasedáním znamená, že budou lépe připraveni klást otázky nebo nabídnout pohled na otázku.
Vezměte dobré poznámky
Někdo na schůzce by měl být po skončení schůzky přidělen úkolem psaní poznámek a rozesílání do skupiny. Zatímco formální schůzky nemusí být nutné, poznámky jsou vždy dobrý nápad.
Povzbuďte každého účastníka, aby také zaznamenával poznámky, ačkoli se nenechte překvapit, pokud někteří ne. Někteří lidé raději absorbují během setkání a věnovat pozornost všemu, co bylo řečeno, a po skončení schůzky vydává poznámky.
Přiřaďte následné kroky
Po skončení nejúčinnějších schůzek budou některé úkoly dokončeny. To by mohlo zahrnovat úkoly, které vyplynuly z agendy schůzky, nebo oblasti, ve kterých je třeba získat více informací, aby bylo možné rozhodnout.
Udělejte si minutu, abyste každému z následujících úkolů přiřadili tomu, kdo je nejlépe vyhovuje. Tím, že je specificky přidělíte, skutečně skončí a někdo bude zodpovědný, pokud tomu tak není. V opačném případě riskujete, že příští schůzka bude méně efektivní, protože nebylo řešeno všechno od předchozího schůzky.
Zpracování vzdálených schůzek
S více a více projektovými týmy decentralizovanými a vzdáleně pracujícími se vzdálené setkání stává stále oblíbenější. Zatímco mnoho stejných věcí platí pro virtuální schůzky, které platí pro ty, které se konají osobně, existují nějaké zvláštní úvahy.
Za prvé, možná budete muset zjistit sdílení obrazovky pro některé nebo všechny účastníky setkání. I když sdílení obrazovky není nutné, možná budete potřebovat virtuální tabuli nebo něco podobného ke sdílení nápadů.
Pravděpodobně budete chtít používat webové video, jako je Skype, aby vaše vzdálené schůzky byly osobnější. To je zvláště důležité, pokud se setkáváte s lidmi, s nimiž jste se osobně setkali.
Na malých schůzkách můžete chtít vypnout funkci ztlumení hudby, abyste měli větší zájem. Může to být také rozptýlení, zvláště pokud někteří z vašich vzdálených účastníků pracují z domova a mohou se v pozadí dělat další věci. Takže to zvažte, ale nemyslete na to jako na tvrdé a rychlé pravidlo.
Stejně jako schůzky v reálném světě byste měli stále dodržovat stanovený čas a program a ujistěte se, že jste zahájili a ukončení schůzky včas.
Zdroje pro vaše vzdálené schůzky
Google+ Hangouts je bezplatná služba od společnosti Google, která je skvělým způsobem, jak mluvit osobně a můžete se připojit z libovolného zařízení a dokonce i zahájit videohovor přímo z Gmailu.
Skype nabízí skupinový video chat, který je ideální pro vzdálené schůzky.
Yugma nabízí bezplatné a placené webové konference pro velké a malé firmy.
WebEx , od společnosti Cisco, nabízí virtuální schůzky začínající na pouhých 19 dolarů / měsíc (i když existuje bezplatný plán, který umožňuje setkat až 3 osoby). Dokonce nabízejí nástroje pro školení a události na webu.
Voxwire je snadné řešení pro webové konference, které funguje na mobilních zařízeních (včetně iOS, Blackberry a Android) a nevyžaduje žádné stahování.
Rozptýlený nabízí sdílení obrazovky, prezentační podporu, whiteboards s exportem PDF a další.
ReadyTalk nabízí webové, audio a video konference a dokonce nabízí automatické webové semináře "Simulive".
Mikogo umožňuje hostovat schůzky, prezentovat nebo dokonce poskytovat vzdálenou podporu s bezplatnými i placenými účty.
GoToMeeting nabízí videokonference a sdílení obrazovky až pro 3 osoby zdarma, s placenými účty pro více uživatelů.
GatherPlace je snadná cesta k webové konferenci, která nabízí 14denní bezplatnou zkušební verzi.
BeamYourScreen nabízí snadné sdílení obrazovky pro on-line schůzky, webové konference a další.
Vyew nabízí vizuální spolupráci v reálném čase bez nutnosti instalace.
Twiddla je webové "setkání hřiště", které nevyžaduje žádné nastavení a nabízí 30denní bezplatnou zkušební verzi.
Sync.in je textový procesor online, který nabízí funkce spolupráce v reálném čase.
Přidej se ke mně nabízí okamžité sdílení obrazovky s neomezeným zvukem a dalšími výkonnými nástroji.
Campfire nabízí týmovou spolupráci s chatováním v reálném čase. Umožňuje vám sdílet text, soubory a kód v reálném čase s přepisy.
Zoho Meeting umožňuje připojení a sdílení obrazovky s ostatními a zahrnuje integrovanou audio konferenci.
Fuze nabízí bezplatné způsoby, jak se setkat a sdílet na dálku, a pracuje s různými platformami.
Shluk nabízí bezproblémové nástroje pro spolupráci pro distribuované týmy a je optimalizován pro mobilní zařízení.
Meetin.gs nabízí snadné nástroje pro plánování schůzek a integruje se se službami Skype, Hangouts a Lync.
MeetingBurner nabízí webinar a nástroje pro sdílení obrazovky a je zdarma až pro 10 osob bez nutnosti instalace.
Závěr
Setkání jsou choulostivý předmět, který může buď zvýšit vaši firmu a zlepšit vaši práci, nebo schnout svou produktivitu a vytvořit více problémů, než vyřeší. Plánování efektivních setkání a používání setkání pouze tehdy, když jsou skutečně nezbytné, je dobrým zvykem, jak se dostat do, a to není obtížné.